Note : cet article est le complément de l’article sur la tarification lors de grands évènements, publié sur le site de l’Open Tourisme Lab.
Dans l’article publié chez Open Tourisme Lab, nous vous avons expliqué comment classifier les événements par degré d’importance puis à identifier les événements qui vous concernent le plus. Dans la foulée nous avons parlé de timing tarifaire puis de stratégie tarifaire, en démystifiant un peu la règle du « je triple mon prix ».
Mais faire varier vos prix n’est pas la seule chose à faire en termes de stratégie tarifaire pour les périodes d’événements. Bien définir ses conditions de vente est aussi très important.
Dans cet article nous allons nous pencher sur 4 éléments à prendre en compte.
1/ La durée minimale de séjour
C’est un élément crucial de votre approche tarifaire en matière d’événements. Distinguons de suite 2 types d’événements. Ceux qui durent 5 jours et moins. Et ceux qui durent une semaine ou plus.
Evènements « courts » (2 à 5 jours)
Ces évènements sont souvent des salon et congrès professionnels. Vous allez donc cibler une clientèle de professionnels. Donc le premier reflexe serait d’autoriser les séjours courts (1 ou 2 nuits), mais à fort tarif. Surtout pas !
Puisque vous gérez des locations de vacances, votre capacité d’acceuil est souvent de 4, 6 ou même 10 personnes. Dans 2, 3, 4 ou plus de chambres à coucher. Vous pouvez donc tout à fait cibler les équipes d’exposants. Or celles-ci ont besoin de séjourner au même endroit sur toute la durée du salon, avec souvent une arrivée la veille (voir 2 jours avant si montage de stand complexe).
Ainsi, de 12 mois à 4,5 mois avant le début de l’évènement, ciblez-les. En imposant une durée de séjour minimale égale à la durée de l’évènement. Et cerise sur le gâteau, une petite promotion encore plus ciblée pour les séjours démarrant la veille du salon. Comme ça vous serez le plus compétitif sur le marché de l’hébergement des exposants. Et vous aurez vendu tout votre salon sans entrées/sorties additionnelles, donc en ménageant vos équipes … ménages qui seront de toute façon très occupées à ces dates.
Par contre, vous ne vendrez pas à des exposants à tous les coups. C’est pourquoi, à partir de 4 mois environ) il faut progressivement diminuer la durée minimale de séjour. Un exemple d’approche plus bas :
Evènements « longs » (une semaine et plus)
Si pour ces événements vous pouvez essayer de les vendre en un seul séjour (nos clients ont déjà vendu une dizaine de séjours JO Paris d’une durée de 12 nuits ou plus) – vous optimiserez vos chances en essayant de vendre 2 séjours sur la durée de l’événements (nos mêmes clients ont vendu 4 fois plus de séjours d’une semaine lors des JO Paris, que de séjours de 12+ nuits).
Ici on est dans une logique de « découpe ». Pour un évènement d’une semaine, on va viser 2 séjours de 4 nuits, donc on mettra un minimum de séjours à ce niveau. Et pour un événement plus long, on se limitera à un minimum de séjour d’une semaine.
Toujours avec l’exemple des JO (qui durent 17 jours), on a préconisé à tous nos clients de mettre en place un minimum de séjour de 7 nuits. La raison c’est qu’il y a une différence énorme dans le nombre de recherches entre les séjours de 7 nuits et 8 nuits. Donc ne vous privez pas d’un vivier considérable de clients, en plaçant un minimum de séjour à 8.
2/ Le préavis de réservation
On rentre ici dans le monde du last minute. En effet, beaucoup d’acteurs de la location saisonnière autorisent les réservations au plus tard la veille du checkin (c’est-à-dire que l’on peut réserver au plus tard mardi 23h59 pour une entrée dans les lieux le mercredi).
Mais en période évènementielle, les réservations le jour même peuvent représenter 5 à 7% du volume. Et dans certains cas spécifiques, encore plus en valeur.
Surtout que ces réservations ne sont pas seulement le fait de voyageurs tête en l‘air ayant oublié de réserver ou d’un collaborateur envoyé sur un salon en urgence … mais ce sont souvent des relogements en provenance d’autres hébergements ne pouvant honorer les séjours.
Ainsi, si votre parc présente des invendus en approche d’un évènement, ouvrez vos réservations au jour-J. 9h, 12h ou même 16h, fonction de vos capacités opérationnelles. Bien sur cela vous demandera d’être très réactif et sur le qui-vive. Mais en période évènementielle, vous êtes normalement organisé pour avoir toutes vos équipes au taquet et sur le terrain.
Important : la réservation last-minute comporte toujours un peu plus de risques (de dégradations notamment). Donc assurez-vous, bien en amont de l’événement, que vos process de caution, assurantiels et d’encaissement sont pleinement fonctionnels.
3/ Les conditions d’annulation
Ah ces OTA qui nous poussent à toujours plus de flexibilité. Avec des clients qui annulent à J-6 sans pénalité et nous laissent un meublé de tourisme à revendre en urgence et en last-minute.
Eh bien, le client a été habitué à de la flexibilité et donc c’est un critère de choix important lors de sa réservation. Prenez-le en compte et faites un peu de mathématiques. On vous explique :
- Déterminez le taux d’annulation à l’année. Sur votre marché (disponible dans l’extranet Booking par exemple) et sur votre parc (disponible dans votre PMS / channel manager). Disons qu’il est de 20% pour l’exemple
- Appliquez ce taux sur toutes vos réservations entrantes pour l’événements. C’est-à-dire que sur 10 réservations seules 8 seront réellement réalisées par les voyageurs.
- Pas de panique pour les 20% non réalisées. Ce ne sera pas une perte sèche. Car d’un, vos 80% réalisés l’ont été à un très bon prix. Qui prends en compte les annulations à venir. Avec une hausse de 10 points de vos prix de base, vous avez déjà couvert la moitié de le « perte ».
- Et de deux, vous avez encore le last minute pour revendre ces 20%. Donc à moins d’écraser vos prix de moitié, vous serez gagnant. Et l’on a vu dans le paragraphe préavis de réservation, comment et pourquoi faire du last minute.
4/ Les réglages fins sur les OTA
Si vous vendez sur Booking, Airbnb et les autres OTAs vous avez un ensemble de réglages promotionnels par défaut. Que ce soit Genius et les Tarifs Mobile sur Booking.com ou encore les promotions à la semaine, en last-minute et early-bird sur Airbnb. Sans compter les équivalents sur Abritel.
Ou encore des réglages plus avancés, comme les tarifs à l’occupant (aussi bien sur Booking que sur Airbnb, mais avec des fonctionnement différents) ou les plans tarifaires (grande spécialité Booking & Expedia).
Il faut bien penser à désactiver et ou les paramétrer autrement pendant la période événementielle.
Voici une liste (non-exhaustive) de choses à faire sur ces OTA
Voila, avec nos 2 articles, réussir la commercialisation de vos périodes évènementielles à à votre portée. Et si vous avez besoin d’aide, toute l’équipe OptiRental se tient à votre disposition.
Bons salons, festivals et autres événements sportifs et culturels.
