Vous avez déjà eu peur de pas vendre suffisamment vos chambres (et pour pallier à ce sentiment, lancé une promo en urgence/panique) ? Malheureusement, c’était juste avant une vague de réservations et vous avez vendu à bas prix une bonne partie de vos chambres, sabotant par la même occasion votre rentabilité.
Ou à l’inverse, cette autre fois où vous aviez des doutes sur vos tarifs. Alors vous vous êtes aligné sur ceux de vos concurrents… Rien de tel pour perdre confiance dans sa stratégie de Revenue Management et grignoter ses marges.
Si vous avez déjà ressenti ces impressions, il est fort probable que vous ayiez besoin d’un repère fiable pour savoir exactement où vous en êtes dans l’atteinte de votre budget. Ce repère, c’est le Tableau de Bord.
La logique du Tableau de Bord est très simple: évaluer efficacement l’état des réservations et respecter le plan. Pour atteindre votre objectif, il faut de près ou de loin atteindre le taux de remplissage escompté au prix prévu (bien entendu, il y a des subtilités mais en gros c’est ça).
Est-ce que vous êtes en avance ou en retard dans l’accomplissement de ce plan ? C’est LA question préalable à toute démarche de Revenue Management.
- En retard: Pas de panique ! Avant de lancer une campagne de promotion, regardez ce qui cloche et prenez des mesures rationnelles:
- La connectivité est-elle ok ?
- Vos pages sur les différentes plateformes sont-elles attractives ?
- Quels sont les types de chambres qui ne se vendent pas.
- Les prix de la concurrence sont-ils très différents des vôtres ?
- Y-a-t’il des “minimums stay” bloquants…
- En avance: Optimisez !
- Montez vos prix.
- Réduisez les canaux indirects
- Mettez des “minimums stay”…
Bon, je vais un peu vite là… Certes il y a tout l’éventail des actions possibles en Revenue Management, et c’est très bien. Mais le plus important, c’est votre plan. Dans cet article, nous allons créer un outil sur Excel qui vous permettra en moins de 5 minutes par jour de savoir comment se portent vos réservations et de d’agir avec précision, et surtout avec confiance.
Le Tableau de Bord est indispensable pour sélectionner l'action RM appropriée.
Vous savez que vos prix sont importants (et la gestion de votre inventaire aussi). Cependant, vous connaissez bien votre établissement et n’avez pas besoin d’un tableau Excel pour piloter le RM. En effet, avec l’expérience acquise ces dernières années, vous sentez les coups venir…
C’est peut-être possible, si vous avez un établissement moins de 20 chambres. Cependant, à partir de 40 chambres ou plus, un RMS ou un Tableau de Bord Excel vous permettra:
- De savoir quelles dates doivent être boostées.
- D’identifier instantanément un problème de connectivité ou de tarif.
- D’avoir davantage de contrôle sur le commercial. Cela peut être utile pour acquérir un nouveau compte (ou pour négocier).
- De conserver vos marges et de ne pas travailler gratuitement. Cela semble évident mais la situation est malheureusement beaucoup plus commune qu’on ne le croit.
Si vous n’avez pas déjà un Tableau de Bord (ou un RMS), nous allons donc en créer un en moins d’1 heure dans les lignes qui vont suivre.
Comment construire votre Tableau de Bord en 8 étapes. (en 51 min)
1. Identifiez la bonne extraction dans votre PMS. (5 min)
Cette extraction doit obligatoirement comprendre les informations suivantes:
- Le Chiffre d’Affaire Hébergement (ferme) par date.
- Le Chiffre d’Affaire Hébergement (ferme) par type de logement, par date.
- Le nombre de chambres vendues par dates.
- Le nombre de chambres vendues par date et par type de logement.
Ces 4 indicateurs sont obligatoires car ils vont permettre de calculer automatiquement le Chiffre d’affaire, le Taux d’occupation et le Prix Moyen… Pour l’établissement global mais aussi par type de logement. De plus, vous aurez aussi le pick-up depuis la dernière extraction (hier ou la semaine dernière, ça, c’est au choix selon votre établissement et votre pilotage).
Facultatif: vous pouvez aussi choisir de faire apparaître les différents segment (individuels direct / individuels indirect / groupes Loisir / groupes Affaire / FIT…) et les réservations “en option” si vous le souhaitez.
Mon conseil: soyez progressif… Si vous n’avez pas encore de Tableau de Bord, commencez par les indicateurs obligatoires et peut-être qu’au bout d’un an vous intégrerez les indicateurs facultatifs. C’est d’ailleurs ce que je vais faire dans cet article.
2. Collez votre extraction dans un classeur Excel. (1 min)
Il est important de coller cette extraction en valeur avec un clic droit (voir ci-dessous).
3. Appliquez une marge sur cette extraction (onglet "J"). (2 min)
- En D4 écrivez =CNUM(E4)
- En C4 écrivez =JOUR(D4)
- En B4 écrivez =MOIS(D4)
- En A4 écrivez =ANNEE(D4)
Ensuite, glissez ces formules vers le bas.
Vous avez maintenant une marge comprenant les références de la date (jour, mois et année).
4. Refaites la même chose sur un onglet "J-1". (3 min)
Sur un autre onglet, et avec l’extraction d’hier (ou de la semaine dernière).
Si vous n’avez pas l’extraction d’hier (de la semaine dernière) construisez quand même le tableau de bord en mettant l’extraction d’aujourd’hui à la place. Demain, vous reviendrez remettre tout cela en ordre avec les bonnes extractions.
5. Création du Tableau de Bord sur un onglet "Synthèse". (7 min)
- Créez un nouvel onglet.
- Définissez-y un cadre (voir ci-dessus).
- Mettez des couleurs si besoin (voir ci-dessous).
6. Insertion des données globales. (15 min)
Cette étape est logique, mais minutieuse. Donc prenez votre temps. Si vous en avez besoin, prenez une pause avant de commencer cette phase.
- Données Date: écrivez toutes les dates de la saison (ou de l’années). Je vous donne une astuce pour faire cela, écrivez simplement la première date et faites glisser…Le reste suivra tout seul.
- Colonne CA (bleue): dans la cellules relative à la 1ère date faites = et aller sélectionner la cellule correspondante dans l’onglet J. Ensuite glissez pour obtenir tout la colonne.
- Colonne CA (blanche): dans la cellule relative a la 1ère date, faites = et allez chercher dans J-1 la bonne date (attention ici, la date équivalente correspond au même jour de la semaine que la date sélectionnée dans la colonne précédente. par exemple si J correspondait à mardi 1er février 2022, alors J-1 équivaudra à mardi 2 février 2021.
- Colonne CA (bleu claire): le Δ est la soustraction des 2 colonnes précédentes (“J”-“J-1”).
- Refaites exactement pareil (étapes de 1 à 4) avec les Chambres Vendues.
- Pour le Prix Moyen, il faut diviser le chiffre d’Affaire de J par les nombre de chambres vendues. Faites de même pour J-1, le Δ étant la soustraction des 2 colonnes précédentes.
- Pour le Taux d’Occupation, faites le nombre de chambres vendues divisé par le nombre total de chambres (n’oubliez pas de multiplier le résultat par 100).
Félicitations, vous avez maintenant votre tableau de bord concernant les données globales de votre établissement. En l’état, vous pouvez connaitre votre chiffre d’affaire (ou taux d’occupation) pour chaque date, et dire si vous avez vendu au bon prix. Vous avez introduit la notion d’avance / retard sur un mode rationnel. C’est déjà un excellent début mais il faut quand même aller plus loin dans la précision. Si vous avez 18 minutes devant vous, c’est ce que nous allons faire.
7. Insertion des données par type de chambre. (15 min)
Nous allons maintenant faire apparaitre les donnes spécifiques à chaque type de chambre.
Dans mon exemple, l’établissement possède 5 types de logements (appelés T1, T2, T3, T4 et T5).
1. À droite du travail que nous avons fait précédemment, vous allez mettre tous vos types de logements espacés par 5 colonnes vides (voir ci-dessous).
2. Ensuite, nous allons insérer les données de la façon suivante:
- Dans la 1ère colonne de T1 je vais aller chercher dans l’onglet J, le Chiffre d’Affaire.
- 2ème colonne de T1: je vais aller chercher le Chiffre d’Affaire de J-1.
- 3ème colonne de T1: le nombre de T1 vendues J.
- 4ème colonne de T1: le nombre de T1 vendues en J-1.
- 5ème colonne de T1: le ΔCA relatif à ce type de logement.
- 6ème colonne de T1: le Δchambres vendues relatif à ce type de logement.
Ensuite, faites exactement pareil pour tous les autres types de chambres / logements.
8. Présentation du Tableau de Bord. (3 min)
C’est presque fini !
Nous allons masquer de colonnes qui ne sont pas pertinentes en terme d’affichage.
Pour masquer une colonne:
- clic droit sur la lettre de la colonne.
- clic gauche sur “Masquer”.
1. Vous allez masquer toutes les colonnes relative à J-1.
- Chiffre d’Affaire J-1.
- Chambres Vendues J-1.
- Prix Moyen J-1.
- Taux d’occupation J-1.
2. Et pour chaque type de logement, masquez:
- Chiffre d’Affaire J-1.
- Chambres Vendues J-1.
3. Réglez les largeur de colonnes de manière appropriée.
Accueil / Format / Largeur de colonne.
4. Mettez des bordures (voir ci-dessous).
Vous avez finalisé votre Tableau de Bord !
Comme vous venez de le voir a travers ce tutoriel, c’est assez simple et assez rapide. Le résultat vous permet maintenant de savoir exactement comment vous êtes rempli et a quel prix. De plus, Miracle, le Tableau de bord vous indique le bon tarif pour chaque type de logement en fonction des dates (Utilisez le prix moyen !) Plus besoin de rechercher midi à 14 heures).
Alors oui, certes, il a fallu se pencher pendant 51 min sur Excel (peut-être un peu plus pour les grands débutants). Mais maintenant, vous allez gagner énormément de temps en évitant les hésitations (elles sont chronophages) et les erreurs (qui rognent vos marges).
Lancez-vous avec cet outil qui sera par la suite un véritable repère pour votre Revenue Management et n’hésitez pas, nous ne sommes pas loin vous pouvez à tout moment nous envoyer un commentaire pour bénéficier d’un conseil (gratuit).
Je vous remercie d’avoir lu cet article. Je serai très heureux si vous me disiez ce que vous en avez pensé en commentaire.
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